【周四案例讨论】如何变现接单，没货也能赚钱！入库单属于原始凭证吗
— 案例背景 —
江都市一家公司的老板向当地警方报案，称公司有人伪造账目，挪用公司巨额资金。警方在仔细核查公司往来账目后，锁定了公司现金会计黄某。
据黄某供述，一次偶然的机会，黄某发现有人明明把一吨货物放进仓库，却开具了两吨的发票，他通过篡改入库单成功套取了钱款，看到别人能如此轻易地赚钱，黄某心生动心。
11月中旬的一天，黄某模仿某公司领导、保管员的签名，偷偷制作了一份假的货物进出单，第二天早上从银行取走了2万元现金。由于是第一次作案，黄某非常紧张，便把这2万元存了起来，但公司直到月底才发现，黄某便把这2万元挥霍一空，从此再也没停过。有时他两三天就作案一次，每次取的金额高达五六万元。
从作案至被抓获，一年时间内，黄某伪造了多达314份进仓单，涉案总金额高达430余万元。
抛出想法
上述案件是典型的伪造证件骗取货款手段。但让人意想不到的是，黄某一年内伪造了314份证件，却一次都没被发现！看似简单的诈骗手段屡屡得逞，其根本原因何在？我们一起来看看。
这个案例其实可以分为两个部分：
站在审计人员的角度，黄先生发现有人伪造了一份文件。
从诈骗者的角度来看，黄某自己伪造了这些文件
先说第一部分，黄某长期大量伪造单据，是因为看到别人伪造仓单，成功骗取货款，虽然案情中没有明确写明此人的身份，但我们推测他应该是买家（毕竟能拿到货款，有能力联系或伪造仓单），伪造了入库数量，骗取货款，然后扬眉吐气。那么，当我们财务人员面对一张仓单和一张付款申请时，该如何辨别是真是假呢？
这个不难，我们可以通过检查单据之间的数量来找到线索，最好的办法就是检查送货单和仓单。我可以检查其他单据吗，比如采购申请单、采购订单、验收单等？
可以，但不是最好。因为这些是内部文件，买家很容易伪造这些文件。相比之下，交货单是对外签发的文件，伪造难度更大，可信度也更高，更适合作为核查依据。
其实在案例中我们黄总也发现了这个问题，但值得思考的是，当财务部面对一张完整签字认可的入库单时，真的应该怀疑它的真实性吗？
现在我们来谈谈第二个问题：当黄某某犯下伪造文件的诈骗罪时，作为督导和审计人员的领导，是如何发现或避免这个问题的？
（1）不相容职责分离：出纳与会计的职责必须分离。可以看出，本案中的黄某虽然是会计，但能够收发现金，又能兼做出纳工作，为其实施犯罪提供了良好的环境和条件。
（2）应减少或避免现金结算。现金结算的风险比汇款更大。幸好，这种情况几年前就发生了。如今，与客户使用现金结算的情况已经少了很多。
（3）确保付款申请单所附文件的完整性。如果付款申请单仅附有收据，则很难确定交易的真实性。最好附上送货单或订单。
还有观点认为，审核付款申请时可以将入库单与实际库存进行核对，这种方式虽然能发现问题，但是工作量比较大，把这个责任交给财务部似乎不太合适。
除了这些日常监管，定期清查对账也是不能忽视的。本案中，犯罪行为持续一年多未被发现，430万件物资失踪并未引起清查人员的重视，可见清查过程整体敷衍了事。
除了盘点，对账也能发现问题，因为案情中没有写清楚对账是否是黄先生做的，如果是，基本对账法就不行，如果不是，一般余额对账就不能发现问题，为什么？
假设这个月我和对方公司没有发生任何业务往来，而我伪造了一笔，那么我们会发现，月底的余额是一样的。
因此，遇到上述诈骗手段，不能单纯通过对账来发现问题，还需要检查具体的业务流转，追求的不仅仅是“平衡”，更要“真实”。然而，对账时，只要账目平衡就好，这些问题很容易被忽视。
幸好现在很多公司都有信息系统，出现上述情况的可能性大大降低。流程都在系统里，数据流有固定的流程，很难凭空捏造一份文件。不过有两点需要我们注意：
1、注意各权限操作职责的分配，例如采购、财务人员不能签发入库单。
2、注意各个文件流转的逻辑顺序和各类数据之间的相互引用。
例如：禁止在没有采购申请单的情况下私自填写采购订单，也禁止在没有订单的情况下填写验收单、入库单；各个单据之间的数据也必须互相对照，例如订单数量不能大于对应的采购申请单等等。
只有如此完善的制度才能真正杜绝这种欺诈行为。
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